Vor einer Außenprüfung wird dem Steuerpflichtigen eine schriftliche Prüfungsanordnung gem. § 196 AO mit Rechtsbehelfsbelehrung nach § 356 AO übermittelt. Es handelt sich dabei um einen zwingend schriftlich durchzuführenden Verwaltungsakt, indem die zuständige Behörde zu erkennen sein muss. Der Behördenleiter, sein Vertreter oder ein Verantwortlicher muss namentlich genannt werden und die Anordnung unterzeichnen. Des Weiteren muss auch der Name des Prüfers und der voraussichtliche Beginn der Prüfung aus den Dokumenten hervorgehen. Es muss erkennbar sein, bei welchem Steuerpflichtigen die Prüfung angeordnet wird, welche Gebiete die Prüfung umfasst (Lohnsteuer- bzw. Umsatzsteuer-Sonderprüfung, abgekürzte Außenprüfung oder Betriebsprüfung), welche Steuerarten und welche Besteuerungszeiträume geprüft werden.